98% Konsolidierung der Dokumentation
Echtzeit-Audit-Interaktion
Ebnet den Weg für neue Dienstleistungen

Unternehmen:  AfriSam
Industrie:  Baugewerbe
Produkte:  Connections, Domino
Geschäftspartner: i1 Solutions, Ukuvuma Solutions

Herausforderung

AfriSam bereitet sich darauf vor, sein Geschäft mit digitalen Mehrwertdiensten umzugestalten. Um den Grundstein für neue Arbeitsweisen zu legen, wollte es seinen Mitarbeitern helfen, einfacher zusammenzuarbeiten.

Lösung

AfriSam führte eine top-down bottom-up Kommunikationsstrategie ein, die auf HCL Connection aufsetzt und seinen Mitarbeitern ermöglicht über geographische Grenzen hinweg intensiver zusammenzuarbeiten.

Ergebnisse

Heute treiben die Mitarbeiter von AfriSam Schlüsselprozesse, wie Besprechungen, Audits und Risikobewertungen, bei HCL Connections voran und bauen eine digitale Kultur der Zusammenarbeit auf, die innovative Kundendienstleistungen fördert.

HCL Connections hat es uns ermöglicht, unsere Prozesse und Verfahren zu 98 Prozent zu konsolidieren, was uns dabei hilft, klare, konsistente Standards bei AfriSam aufrechtzuerhalten.

Lucy Montague
IS Portfolio & Anwendungsmanager
AfriSam

Marktführerschaft als Ziel

Es wird erwartet, dass bis 2050 mehr als die Hälfte der Afrikaner in Städten leben werden und da die Urbanisierung auf dem ganzen Kontinent immer schneller voranschreitet, sehen sich die Unternehmen in der umkämpften Baustoffindustrie einem harten Wettbewerb um treue Kunden gegenüber.

AfriSam, ein führender Anbieter von Baumaterialien im südlichen Afrika, erkannte, dass Mehrwertdienste unerlässlich sind, um seinen Marktanteil zu vergrößern und für Kunden in neuen Märkten zum Anbieter der Wahl zu werden.

Lucy Montague, IS Portfolio & Non-SAP Applications Manager, AfriSam, beginnt: "Wir bedienen Kunden, die von Heimwerkern bis hin zu großen Bauunternehmen in ganz Südafrika, Botswana, Lesotho, Swasiland und Tansania reichen, und unsere Mission ist es, unsere Kunden beim Aufbau einer besseren Gesellschaft mit überlegenen Baumateriallösungen zu unterstützen.“

"In ganz Afrika werden die boomende Popularität von Smartphones und die Ausweitung mobiler Internetdienste die Art und Weise, wie Kunden browsen, vergleichen und kaufen, verändern. Wir sahen eine Gelegenheit, digitale Dienste aufzubauen, die uns von unseren Konkurrenten abheben würden - die es den Kunden ermöglichen, online Angebote einzuholen, Bestellungen aufzugeben und Lieferungen zu verfolgen".

In der Vergangenheit verließ sich AfriSam auf Papier- und E-Mail-basierte Prozesse, um sein Geschäft voranzutreiben. Als ersten Schritt bei der Umgestaltung seiner Dienstleistungen musste AfriSam die Grundlage für die neue Arbeitsweise schaffen.

"Unsere Abhängigkeit von E-Mail, Papier und Telefongesprächen nahm viel Zeit und Ressourcen in Anspruch", erklärt Montague. "Zum Beispiel führen wir jedes Jahr ein Audit durch, um unsere ISO 9001-Zertifizierung zu erneuern - eine Voraussetzung für die Teilnahme an Ausschreibungen für große Bau- und Ingenieurprojekte. Da es für unsere Mitarbeiter schwierig war, die benötigten Informationen zu erfassen, konnte die Durchführung der erforderlichen internen Auditaufgaben bis zu sechs Monate dauern, und ebenso lange dauerte die Erstellung des Berichts.

Sie fährt fort: "Papierbasierte Prozesse machten es auch schwierig, sicherzustellen, dass alle unsere verschiedenen Geschäftseinheiten die besten Praktiken befolgten. Insgesamt verfügten wir über mehr als 25.700 Dokumente zu Richtlinien, Verfahren und Arbeitsanweisungen im gesamten Unternehmen, was es leicht machte, dass mehrere Versionen der Wahrheit nebeneinander existierten. Diese Art der Dokumentation von Prozessen schränkte auch unsere Fähigkeit zur schnellen Anpassung ein. Um sicherzustellen, dass wir die Beweglichkeit hatten, um erfolgreich im Wettbewerb bestehen zu können, wollten wir unsere Mitarbeiter in die Lage versetzen, nahtlos und agil zusammenzuarbeiten.

 

 

Eine digitale Transformation vorantreiben

AfriSam entschied sich dafür, seine bestehende HCL Notes®- und HCL Domino®-Lösung für E-Mail und Kalender um ein auf HCL Connection basierendes Soziales Netzwerk für Unternehmen zu erweitern, das E-Mail, Aufgabenverwaltung, Instant Messaging, Dateifreigabe und gemeinschaftliche Dokumentenbearbeitung auf einer einzigen Plattform zusammenführt.

Montague erinnert sich: "Wir zogen zunächst Microsoft SharePoint in Betracht, da ich Erfahrung mit dem Einsatz der Plattform in anderen Unternehmen hatte. Als wir jedoch die Microsoft-Lösung mit dem HCL Angebot verglichen, waren wir der Meinung, dass die Collaboration-Funktionen in Connections besser zu unseren spezifischen Geschäftsanforderungen passten.

Um seine digitale Strategie in die Tat umzusetzen, beauftragte AfriSam den HCL Platinum Business Partner i1 Solutions mit der Gestaltung kollaborativer Arbeitsabläufe für wichtige Geschäftsprozesse, wie die ISO 9001-Auditierung, mit HCL Connections und HCL LEAP.

"i1 Solutions stellte uns die Expertenressourcen zur Verfügung, die wir benötigten, um sicherzustellen, dass unser Projekt ein Erfolg wurde; und ihre Berater haben uns wirklich alles gegeben", kommentiert Montague. "Da unsere Collaboration-Lösung die Grundlage für andere Initiativen in unserem TRansformationsprogramm ist, arbeiteten wir nach einem engen Zeitplan, und das Team von i1 Solutions arbeitete Tag und Nacht mit uns zusammen, um uns rechtzeitig über die Ziellinie zu bringen", so Montague.

Das Unternehmen arbeitete auch mit dem HCL Business Partner Ukuvuma Solutions zusammen, um die kundenspezifische Lösung zu implementieren.

Heute hat AfriSam HCL Connections für 1.011 Benutzer im gesamten Unternehmen eingeführt. Und um die Mitarbeiter in den Veränderungsprozess einzubinden, entwickelte AfriSam eine neue Top-Down-, Bottom-Up-Kommunikationsstrategie mit dem Namen AfriSam Way.

„Wir wollten einen zentralisierten, digitalen Arbeitsplatz für alle unsere Mitarbeiter schaffen, und dank unserer HCL Lösungen und des AfriSam Way haben wir genau das erreicht", sagt Montague. „Die Protokolle aller unserer Sitzungen - ob sie nun virtuell oder persönlich stattfinden - werden jetzt in HCL Connections erfasst, ebenso wie unsere gesamte Dokumentation zu Richtlinien und Verfahren.“

"Seit wir uns einen Social Business-Ansatz zu eigen gemacht haben, ist das Messen und Aufrechterhalten von ISO-Normen zu einem Teil des täglichen Lebens geworden. Tatsächlich haben unsere Auditoren bei unserer letzten Lückenanalyse den positiven Unterschied kommentiert, den die Verwendung von HCL Connections zur Verfolgung von Aktionen und Verantwortlichkeiten gemacht hat.

Wenn wir in die Zukunft blicken, sehen wir, dass die Entwicklung zu einem digitalen Unternehmen der Schlüssel zur Differenzierung auf einem wettbewerbsorientierten Markt sein wird. Dank unserer neuen Kommunikationsstrategie und HCL Connections bauen wir die grundlegenden Fähigkeiten auf, die wir zur Unterstützung innovativer Dienste benötigen.

—Lucy Montague
IS Portfolio & Anwendungsmanager
AfriSam

Schaffung der Grundlage für Mehrwertdienste

Mit einem Business Social Network, das seine Aktivitäten im gesamten südlichen Afrika unterstützt, baut AfriSam die agile, digitale Kultur auf, die es benötigt, um die Transformation seines Kundenservices voranzutreiben.

"In der Vergangenheit konnte es Monate dauern, die in einer Prüfung festgestellten Probleme abzustellen - heute hat sich das alles geändert", erklärt Montague. "Alle Punkte, die wir in einer Besprechung oder bei einer internen Prüfung identifizieren, gehen als Aktivität in eine Audit-Community in HCL Connections ein. Wir weisen diese Aktivitäten den entsprechenden Linienvorgesetzten zu, die in der Regel innerhalb weniger Stunden die zur Lösung der Punkte erforderlichen Nachweise hochladen. Dank der erhöhten Sichtbarkeit, die uns HCL Connections bietet, haben wir in diesem Jahr bereits mehrere Audit-Punkte abgeschlossen und konnten die Zahl der im Umlauf befindlichen Dokumente von 25.700 auf 4.700 reduzieren.

Sie fügt hinzu: "Die HCL-Lösung hilft uns auch dabei, die Barriere zwischen dem Enterprise Risk Management und dem Unternehmen zu überwinden. Kürzlich haben wir mit HCL LEAP einen Workflow für die Selbstprüfung erstellt, mit dem Agility Integration Portal von Ukuvuma Solutions und HCL Domino Designer XPages, um die berichteten Prüfpunkte automatisch in HCL Connections-Aktivitäten umzuwandeln. Wir haben unsere Arbeitsbelastung pro Jahr erheblich reduziert, sodass sich unsere Mitarbeiter auf wertschöpfendere Aktivitäten konzentrieren können".

Mit einer einzigen ‚Quelle der Wahrheit‘ für Verfahren und Richtliniendokumentation in HCL Connections trägt AfriSam dazu bei, sicherzustellen, dass alle seine Geschäftseinheiten Best Practices befolgen.

"In der Vergangenheit bedeutete die Kombination von begrenzter Kommunikation zwischen den Abteilungen und papiergestützten Prozessen, dass immer das Risiko bestand, dass verschiedene Teile des Unternehmens unterschiedliche Ansätze für Verfahren, wie die Personalbeschaffung, verfolgten", kommentiert Montague. "Im Zuge der Digitalisierung unserer Dokumentation und ihrer Migration zu HCL Connections konnten wir unsere Prozesse und Verfahren um 98 Prozent konsolidieren - was uns dabei half, klare, konsistente Standards in ganz AfriSam aufzubauen.

Mit einer Kollaborationsplattform für Unternehmen als Herzstück bereitet sich AfriSam auf die Einführung innovativer Mehrwertdienste zur Unterstützung weiteren Wachstums vor.

"Als wir mit unserem Transformationsprozess begannen, hatten wir ein klares Ziel: dass die Technologie in den Hintergrund treten sollte", sagt Montague. "Heute ist genau das der Fall. Wenn einer unserer Manager im Kontrollraum einer Produktionsanlage steht, kann er auf eine Nachricht auf seinem mobilen Gerät sofort reagieren. Unsere Mitarbeiter beginnen ihre Arbeit zunehmend mit Morgenbesprechungen in HCL Connections - es ist der erste Ort, den sie besuchen, um ihre Tage zu planen.

Sie fasst zusammen: "Wenn wir in die Zukunft blicken, sehen wir, dass die Entwicklung zu einem digitalen Unternehmen der Schlüssel zur Differenzierung auf einem wettbewerbsorientierten Markt sein wird. Dank unserer neuen Kommunikationsstrategie und HCL Connections bauen wir die grundlegenden Fähigkeiten auf, die wir zur Unterstützung innovativer Dienste benötigen.

Unsere Mitarbeiter beginnen ihre Arbeit zunehmend mit morgendlichen Besprechungen in HCL Connections - es ist der erste Ort, den sie besuchen, um ihre Tage zu planen.

—Lucy Montague
IS Portfolio & Anwendungsmanager
AfriSam

Über das Unternehmen

AfriSam wurde 1934 gegründet und hat seinen Hauptsitz in Johannesburg, Südafrika. AfriSam ist ein führender Anbieter von Qualitätsbaustoffen, darunter Zement, Fertigbeton und Zusatzstoffe. Das Unternehmen beliefert Kunden in Ländern in ganz Subsahara-Afrika, darunter Lesotho, Tansania, Botswana und Swasiland.

 

Wenn Sie mehr über HCL Connections und HCL Domino erfahren möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren HCL Vertreter oder HCL Geschäftspartner oder stellen Sie eine Anfrage.

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