Piloter une entreprise d'un milliard de dollars avec une plateforme collaborative basée sur HCL Domino

Équiper les vendeurs pour réussir

De la maison au bureau en passant par la ville, les technologies telles que l'internet des objets et l'intelligence artificielle transforment notre façon de vivre et de travailler. Au sein de la division des services aux entreprises d'A1, l'un des principaux fournisseurs de services de télécommunications en Autriche, l'objectif est d'aider les entreprises à mener à bien leurs transformations numériques. Que les entreprises recherchent des services de télécommunications traditionnels ou les dernières capacités numériques, A1 doit coordonner efficacement les activités de vente pour convertir les prospects en clients. . 

Georg Schaller, responsable de la gestion des informations commerciales chez A1, nous en parle : "Nous offrons une large gamme de services, allant de simples lignes louées jusqu'aux solutions de ville intelligente. La négociation de ce type de contrats d'entreprise peut être un processus complexe, et pour nous aider à gagner de nouveaux clients et à conserver les clients existants, il est essentiel que nos équipes de vente travaillent ensemble de manière efficace".

Dans le passé, les employés d'A1 comptaient beaucoup sur le courrier électronique et les appels téléphoniques pour développer des opportunités et mener des négociations. Le défi de cette approche était que les données sur les prospects étaient enfermées dans les boîtes aux lettres individuelles des vendeurs, ce qui rendait difficile le transfert de connaissances aux autres équipes au fur et à mesure de la progression d'une vente. En outre, les équipes de vente d'A1 devaient passer beaucoup de temps chaque semaine à préparer des rapports sur le pipeline pour les cadres supérieurs, ce qui réduisait le temps disponible pour cultiver les relations avec les prospects.

A1 était convaincu que la gestion de ses activités de vente d'une manière plus centralisée et automatisée faciliterait le partage des informations sur les opportunités en interne. La nouvelle méthode de travail promettait également de permettre aux équipes de vente de consacrer plus de temps à des activités à plus forte valeur ajoutée. Pour atteindre ses objectifs, l'entreprise a décidé de déployer une application de gestion du pipeline des ventes.

"Nous savions que la conception d'une application de gestion du pipeline des ventes à partir de la base serait trop complexe et que l'acquisition d'un outil de classe entreprise serait trop coûteuse", explique M. Schaller.

"Lorsque A1 a fusionné avec une entreprise qui utilisait déjà Domino comme outil de vente rudimentaire, nous avons immédiatement reconnu qu'il y avait une autre solution. Nous avons décidé d'utiliser les capacités de workflow numérique de Domino pour accélérer le développement d'une solution de pipeline de vente".           — Georg Schaller

Favoriser la collaboration tout au long du cycle de vente

En adoptant la plate-forme Domino, A1 a considérablement réduit le coût, le temps et la complexité du développement en interne d'une application de gestion du pipeline des ventes.

"L'une des choses que nous apprécions le plus dans Domino est sa souplesse et son adaptabilité", poursuit M. Schaller, "Domino nous a offert la logique commerciale dont nous avions besoin pour commencer rapidement à concevoir des flux de travail numériques pour soutenir nos processus de vente. La plate-forme était facile à intégrer à nos systèmes d'enregistrement, qui comprennent des tableurs, des bases de données et des applications commerciales. Et comme nous avons la possibilité d'exporter des données de Domino vers des tableurs, des diapositives et des courriels, nous avons pu automatiser un grand nombre de nos processus de compte rendu des ventes. Jusqu'à présent, la solution s'est intégrée de manière transparente à tous nos serveurs Microsoft Exchange, aux solutions d'analyse Teradata et aux applications basées sur le cloud, ainsi qu'à nos anciens systèmes SAP et Clarify".

Après un exercice de validation de concept réussi, A1 a profité de l'évolutivité transparente des applications Domino pour déployer des flux de travail numériques afin de soutenir les équipes de vente dans toutes ses filiales.

"Chaque équipe de vente travaille un peu différemment, et Domino permet d'adapter facilement nos flux de travail numériques en fonction des besoins individuels", explique M. Schaller. "Dans une fonction précédente, j'ai travaillé comme représentant commercial pendant plus de 10 ans, donc je connaissais déjà le type d'informations dont nos employés avaient besoin pour travailler efficacement - mais je savais que le meilleur moyen de savoir si la plate-forme fonctionnait bien était de demander à nos employés eux-mêmes. En voyageant dans l'entreprise et en discutant des expériences de nos vendeurs utilisant la plate-forme Domino, nous avons découvert des possibilités d'améliorer la solution, comme la création de vues de données supplémentaires pour répondre aux questions courantes des responsables commerciaux".

Aujourd'hui, les équipes de l'A1 utilisent l'application de pipeline des ventes pour soutenir leurs activités quotidiennes - de la recherche des coordonnées des clients à la génération de rapports détaillés pour la prise de décision. Et comme toutes les équipes utilisent la même plateforme, il est plus facile que jamais pour les employés de collaborer sur les opportunités de vente.

"Bien que nous disposions d'un dépôt central pour les données des clients avant de déployer Domino, notre mode de travail en silo rendait extrêmement difficile la mise à jour des informations", explique M. Schaller. "Aujourd'hui, notre application de pipeline de ventes incite activement les utilisateurs à ajouter des informations, ce qui nous aide à garantir que nous disposons de données précises pour prendre des décisions opportunes et bien informées".

Gagner en efficacité et obtenir des résultats

Plus de 900 employés de la société A1 utilisent désormais l'application Domino pour coordonner leurs activités commerciales.

"Qu'il s'agisse de nos équipes d'avant-vente qui calculent les coûts et travaillent sur les appels d'offres, de nos équipes d'après-vente qui aident à remplir les commandes, ou de nos responsables qui supervisent l'ensemble du processus, Domino est au cœur de pratiquement tout ce que font nos employés", explique M. Schaller.

"Alors qu'auparavant, nos équipes de vente devaient passer beaucoup de temps chaque semaine à établir des rapports de vente, nos responsables peuvent désormais les générer dans l'application en un clic. Nous avons ainsi réalisé d'énormes économies opérationnelles, ce qui permet à nos équipes de vente de se concentrer sur l'établissement de relations avec les prospects. Plus important encore, nos vendeurs disposent désormais d'une plateforme centralisée pour collaborer sur les opportunités, ce qui signifie que nous pouvons rassembler les talents de toute l'organisation pour nous aider à conclure des affaires".

En tant que membre d'un groupe international présent dans toute l'Europe et au Mexique, A1 doit répondre à des exigences réglementaires telles que la loi Sarbanes-Oxley, qui impose aux entreprises de fournir des informations financières afin de prévenir la fraude comptable. Grâce à Domino, A1 a été en mesure de modifier rapidement et efficacement sa logique d'entreprise afin de se conformer à la nouvelle réglementation.

Commentaires de M. Schaller : "Par exemple, si notre application de pipeline des ventes détecte qu'un employé a exporté plus de 50 lignes de données vers un tableur, elle alerte automatiquement son responsable pour qu'il mène une enquête plus approfondie et confirme qu'il y a une raison légitime à cette activité. L'environnement réglementaire est en constante évolution, et nous devons faire preuve de souplesse pour répondre aux nouvelles exigences telles que le règlement général sur la protection des données [GDPR]. Grâce à Domino, nous pouvons effectuer les mises à jour nécessaires de notre application sans aucun temps d'arrêt, ce qui nous permet de remplir nos obligations réglementaires sans interruption de l'activité".

La majorité des représentants commerciaux d'A1 utilisent des iPads lorsqu'ils travaillent à distance avec des prospects. À l'avenir, A1 prévoit d'utiliser le support mobile dans Domino 10 et 11 pour permettre à ses équipes d'accéder à leurs applications en toute sécurité depuis leurs tablettes.

"Le support mobile sécurisé de Domino 10/11 a changé notre façon de travailler", explique M. Schaller. "Nos équipes sont capables d'accéder aux bases de données et aux systèmes de n'importe où et à tout moment, ce qui rapproche toute notre organisation de la transformation numérique".

A1 fait confiance à Domino pour mener ses activités depuis plus de 15 ans et est convaincu que la solution a permis un retour sur investissement important. Bien qu'elle prenne en charge une série de cas d'utilisation complexes, la solution ne nécessite qu'une équipe de trois équivalents temps plein (ETP) pour la gestion et le développement - y compris toutes les tâches liées à la formation et au service d'assistance.

"Nous avons mis à niveau notre plate-forme Domino à plusieurs reprises au fil des ans", conclut M. Schaller. "Chaque élément d'information que nous mettons dans notre application de gestion du pipeline des ventes le premier jour est toujours accessible - qu'il soit stocké dans nos applications de production ou dans les applications d'archivage, qui fonctionnent également sur Domino. Sans aucun doute, Domino est imbattable en termes de coût total de possession, surtout si on le compare aux applications ERP d'entreprise qui remplissent des fonctions similaires. Tout comme un décathlonien doit être performant à un haut niveau dans diverses disciplines, Domino a prouvé qu'il avait la polyvalence et l'agilité dont nous avons besoin pour mener à bien notre entreprise d'un milliard de dollars".