40%
Steigerung in
der Produktivität der Mitarbeiter
30%
effizienteres
Projektmanagement
100%
termingerechter Fertigstellung
von hochwertigen Projekten

Unternehmen: VCC
Industrie: Baugewerbe
Produkte: Domino, Notes, Connections, Verse
Partner: Prominic.NET

Herausforderung

Bei Bauprojekten im Wert von mehreren Millionen Dollar können selbst kurze Verzögerungen die Kosten in die Höhe treiben. VCC musste es den Ingenieuren vor Ort ermöglichen, schnell und effizient mit den Entscheidungsträgern in der Zentrale zusammenzuarbeiten.

Lösung

VCC arbeitete mit dem HCL Business Partner Prominic.NET zusammen, um eine mobile Anwendung für seine HCL Notes- und Domino-Geschäftssysteme zu entwickeln, die eine durchgängige Zusammenarbeit zwischen Managern und Mitarbeitern an entfernten Standorten ermöglicht.

Ergebnisse

VCC hat die Produktivität der Mitarbeiter um 40 Prozent gesteigert - und damit die Effizienz des Projektmanagements um 30 Prozent verbessert, was dazu beiträgt, dass hochwertige Bauprojekte im Zeit- und Kostenrahmen bleiben.

Wir verlassen uns seit vielen Jahren auf HCL Domino-Anwendungen, um unser Geschäft voranzutreiben, und wir waren mit der Lösung und dem Support immer äußerst zufrieden.

—Jerry Horani
Technischer Direktor
VCC

Kleine Verzögerungen, große Kosten

Bei Bauprojekten in der Größenordnung mehrerer Millionen Dollar ist eine rechtzeitige Kommunikation von entscheidender Bedeutung, da selbst kleine Verzögerungen potenziell Tausende kosten können. Für das US-amerikanische Bauunternehmen VCC ist es demzurfolge von größter Bedeutung, dass die Mitarbeiter effektiv kommunizieren können, damit die Arbeit im Zeit- und Budgetrahmen bleibt.

"Zusammenarbeit ist das Herzstück unserer Arbeit", sagt Jerry Horani, Chief Technology Officer bei VCC. „Unser Geschäft hängt davon ab, dass die Mitarbeiter zur richtigen Zeit über die richtigen Informationen verfügen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Je enger wir unsere Mitarbeiter vor Ort mit den Entscheidungsträgern in unseren Büros vernetzen können, desto besser können wir kostspielige Verzögerungen bei unseren Projekten vermeiden.“

In der Vergangenheit benutzten die Mitarbeiter von VCC Laptops, um sich per Fernzugriff mit dem Baumanagementsystem des Unternehmens zu verbinden, das auf der HCL Notes- und Domino-Plattform entwickelt wurde. Als die Beliebtheit mobiler Geräte explodierte, erkannte das Unternehmen die Chance seine Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, noch effektiver mit ihren Kollegen im ganzen Land zusammenzuarbeiten.

"Die meisten unserer Mitarbeiter sind mobil", fährt Horani fort. "Sie reisen durch das Land, besuchen Baustellen und arbeiten oft an Orten, die nicht über gut ausgestattete Büroeinrichtungen verfügen. Aus diesem Grund waren wir sehr daran interessiert einen Weg zu finden, unsere Baumanagement-Plattform auf mobilen Geräten verfügbar zu machen", so Horani weiter.

Schnelle Entscheidungen senken Risiken

Um seine Kooperationsziele zu erreichen, beschloss VCC, eine mobile Anwendung für seine HCL Domino-Geschäftssysteme zu entwickeln.

"Wir verlassen uns seit vielen Jahren auf HCL Domino-Anwendungen, um unser Geschäft voranzutreiben, und wir waren immer äußerst zufrieden mit der Lösung und dem Support", sagt Horani. "Da so viele unserer unternehmenskritischen Anwendungen auf HCL Domino laufen, wollten wir eine weitere Architektur in unseren Back-End-Systemen vermeiden. Indem wir auf die vorhandene Plattform aufsetzten, konnten wir - ohne das Rad neu erfinden zu müssen - konnten wir die Vorteile einer Zusammenarbeit über mobile Geräte schnell nutzen".

In Zusammenarbeit mit HCL und dem HCL-Geschäftspartner Prominic.NET startete VCC seine mobile Lösung in der Cloud. Das ermöglichte Managern und Mitarbeitern vor Ort durchgängig zusammenzuarbeiten und schneller auf Informationen zuzugreifen.

"Während des gesamten Bereitstellungsprozesses wurden wir von Experten von HCL unterstützt - wann immer wir eine Frage hatten, waren die Antworten, die wir benötigten, nur einen Telefonanruf oder eine E-Mail entfernt", erinnert sich Horani. "Von Anfang an war uns klar, dass wir die Skalierbarkeit und Kosteneffizienz der Cloud haben wollten, und wir wählten Prominic.NET aufgrund ihrer umfangreichen Erfahrung mit dem Hosting von HCL-Lösungen. Wir wussten, dass wir uns auf die zuverlässige, hochverfügbare und sicherheitsreiche Cloud-Plattform des Unternehmens verlassen konnten, um sicherzustellen, dass unsere mobile Kollaborationslösung rund um die Uhr zugänglich ist. Besser noch, Prominic.NET bietet uns robuste Backup- und Disaster-Recovery-Funktionen, die sicherstellen, dass unsere Daten geschützt sind".

Um Schlüsselprozesse, wie die Verwaltung von Änderungsaufträgen, zu rationalisieren, hat VCC seine neue mobile Anwendung mit seiner Content-Management-Plattform Box Enterprise und der elektronischen Signaturlösung DocuSign verbunden.

"Auf einer Baustelle können Dinge schnell passieren - und unvorhergesehene Umstände machen es oft notwendig, den ursprünglichen Arbeitsumfang eines Auftrags hinzuzufügen, zu entfernen oder zu ändern", erklärt Horani. "In der Vergangenheit erforderte die Unterzeichnung eines Änderungsauftrags den Zugriff über einen Laptop oder Desktop, was auf einer aktiven Baustelle oft eine Herausforderung darstellt.“

"Um das Risiko von Verzögerungen bei unseren Projekten zu verringern, haben wir einen mobilen Workflow für Änderungsaufträge entwickelt. Unsere Mitarbeiter vor Ort können die Dokumente jetzt per Knopfdruck in DocuSign auf ihren mobilen Geräten unterschreiben. Durch die Verwendung von Java-APIs [Application Programming Interfaces] zur Integration von DocuSign mit HCL Notes können unsere Mitarbeiter den gesamten Workflow abschließen, ohne jemals den Notes oder Verse-Client verlassen zu müssen – eine schön optimierte Lösung".

Er fügt hinzu: "Einmal signiert, werden unsere DocuSign-Formulare automatisch in unserem File-Sharing-System archiviert. Dies ermöglicht es uns, unsere Abhängigkeit von E-Mail für den Austausch von Dateien zu minimieren, was zu weniger Datenverkehr in unserem Netzwerk und geringerem Speicherbedarf beiträgt. Die gemeinsame Nutzung von Links zu Dateien, die in unserem File-Sharing-System gespeichert sind, macht es auch einfacher, eine exakte Versionskontrolle bei kollaborativen Projekten aufrechtzuerhalten, und trägt dazu bei, eine einzige ‚Version der Wahrheit‘ für Informationen im gesamten Unternehmen sicherzustellen".

Projekte reibungslos am Laufen halten

Heute nutzen mehr als 300 Mitarbeiter im gesamten VCC die mobile App, um ihre täglichen Aktivitäten zu erledigen. Indem das Unternehmen alle Mitarbeiter des Unternehmens zusammenbringt, verschafft es ihnen die zeitnahen Einblicke, die sie benötigen, um schneller denn je fundierte Entscheidungen treffen zu können.

"Früher suchten unsere Außendienstmitarbeiter nach einem geeigneten Ort, an dem sie einen Laptop aufstellen konnten, wenn sie Informationen aus unseren Back-Office-Systemen benötigten - aber heute hat sich das alles geändert", sagt Horani. "Da unsere Mitarbeiter von unterwegs mit ihren mobilen Geräten auf aktuelle Informationen zugreifen können, haben wir die Produktivität um schätzungsweise bis zu 40 Prozent gesteigert."

Er fährt fort: "Eine engere Zusammenarbeit zwischen unseren Mitarbeitern vor Ort und den Entscheidungsträgern in unserer Hauptverwaltung hilft uns auch dabei, Probleme in den Griff zu bekommen, die das Potenzial haben, zu Verzögerungen bei den nachgeschalteten Bauarbeiten zu führen. Wir sind zuversichtlich, dass wir die Effizienz unseres Projektmanagements um bis zu 30% gesteigert und das Risiko von Projektverzögerungen um bis zu 35% reduziert haben.

Durch die Einführung einer mobilen Lösung zur Koordinierung ihrer landesweiten Operationen stärkt VCC ihre Kultur des digitalen Arbeitens.

"Unsere Mitarbeiter haben sich schnell für unsere mobile App entschieden, und sie hat bereits bedeutende Veränderungen in der Art und Weise bewirkt, wie unsere Mitarbeiter mit ihren Kollegen zusammenarbeiten", kommentiert Horani. "Wir stellen fest, dass unsere Mitarbeiter es zunehmend vorziehen, virtuelle Besprechungen einzurichten, anstatt den ganzen Weg zu einem Standort und zurück zu fahren - was ihnen hilft, Zeit zu sparen und unsere Ausgaben für Reisen um bis zu 10 Prozent pro Jahr zu reduzieren.“

Inspiriert von der Beliebtheit seiner mobilen App plant VCC bereits für die Zukunft. Das Unternehmen hat kürzlich HCL Connections als neues Firmen-Intranet eingeführt und arbeitet derzeit mit HCL an der Integration von Videokonferenzen von Cisco WebEx in seine Collaboration-Umgebung.

Sein Fazit: "Zweifellos ist die Bereitstellung unserer Business-Systeme auf mobilen Geräten eine starke Quelle von Wettbewerbsvorteilen. Wir sind zuversichtlich, dass unsere HCL-Lösungen eine noch größere Effizienz und Kontrolle über unsere Prozesse ermöglichen und uns helfen werden, anspruchsvolle Arbeit auf Kurs zu halten".

Unsere Geschäftsanforderungen entwickeln sich ständig weiter, und unsere HCL-Lösungen helfen uns dabei, uns schnell und effektiv an diese neuen Anforderungen anzupassen. Wir verfügen über digitale Arbeitsabläufe für alle Bereiche, von der Beschaffung und dem Betrieb bis hin zur Buchhaltung und zum Änderungsmanagement - und heute haben unsere Mitarbeiter all diese Informationen in ihrer Hand.“

Jerry Horani
Technischer Direktor
VCC

Über das Unternehmen

VCC wurde 1987 gegründet, hat seinen Hauptsitz in Little Rock, Arkansas und ist ein in allen 50 US-Bundesstaaten zugelassenes Baumanagementunternehmen. VCC hat sich auf Neubau- und Renovierungsprojekte spezialisiert und ist bestrebt, branchenführende Dienstleistungen anzubieten, die dauerhafte Beziehungen zu ihren Kunden, Verkäufern und Partnern fördern.

Über den Partner:
Prominic.NET wurde 1998 gegründet, hat seinen Hauptsitz in Champaign, Illinois, USA, und ist ein führender Anbieter von Hosting-Diensten. Als HCL Registered Business Partner ist Prominic.NET weltweit präsent und bietet Lösungen für privates Cloud-Hosting, Anwendungshosting, Cloud-Backup, und mehr. Prominic.NET ist auch Mitglied im Three Thirds Collaboration-Verbund, u.a. zusammen mit der Belsoft aus der Schweiz, und bietet so auch Lösungen in Europa an. Um mehr über Lösungen und Dienstleistungen von Prominic.NET zu erfahren, besuchen Sie bitte:prominic.net

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