Fournir aux grandes marques mondiales d'électronique une collaboration rapide, transparente et axée sur l'analyse

Rester branché dans un espace concurrentiel

Lorsque nous allumons notre télévision, nous pensons rarement à toutes les personnes qui ont joué un rôle dans sa construction. En fait, les produits électroniques grand public d'aujourd'hui sont le produit de plusieurs fabricants spécialisés, chacun étant responsable de la création de tout, des écrans d'affichage aux vis qui maintiennent l'article fini.

Power Metal est l'un de ces fabricants. Basée à Dong Guan, en Chine, l'entreprise fournit des cadres métalliques pour les systèmes de divertissement de grandes marques mondiales telles que et. Pour prospérer dans un environnement de fabrication exigeant et rapide, il est indispensable de répondre rapidement aux clients.

Squall Lin, responsable informatique mondial chez Power Metal Hardware, explique : "Lorsqu'un client passe une commande, il est essentiel que nous confirmions dans les 24 heures que nous sommes en mesure d'accepter le travail. Tout retard augmente considérablement notre risque de perdre des affaires au profit d'un concurrent, et nous cherchons toujours à accélérer nos processus et à améliorer notre efficacité opérationnelle".

Il poursuit : "Dans une économie mondialisée, des opérations géographiquement réparties sont un excellent moyen de saisir et de réaliser des opportunités, mais il est facile pour l'agilité d'en souffrir. Nous exploitons trois usines en Thaïlande et en Chine, ainsi que des bureaux à Taïwan, à Hong Kong, en Amérique, au Brésil et au Japon. Pour communiquer au-delà des frontières géographiques, nos 150 employés de back-office s'appuyaient sur des appels téléphoniques et sur un agent de transfert de courrier pour gérer nos processus financiers et de gestion des commandes.

Le défi de cette approche était qu'il n'y avait pas de moyen simple et fiable de rechercher des courriels, des pièces jointes et des contacts. Beaucoup de nos demandes de commande arrivent par courrier électronique, nous savions donc que cette façon de travailler augmentait le risque que des informations importantes se perdent dans le fouillis.

En outre, la difficulté d'utiliser le courrier électronique pour communiquer signifiait que beaucoup de nos collaborateurs comptaient sur les appels téléphoniques, ce qui ralentissait nos processus et limitait notre capacité à répondre aux demandes des clients dans le délai très important de 24 heures. Pour atteindre notre objectif, nous avons cherché un moyen plus efficace d'aider nos collaborateurs à travailler ensemble".

Unir une entreprise mondiale

Pour résoudre ses problèmes de collaboration, Power Metal a déployé une plate-forme de messagerie sociale basée sur HCL Verse et axée sur l'analyse. La solution fait apparaître de manière intelligente les informations les plus pertinentes et les plus importantes pour chaque employé, leur permettant ainsi de travailler plus efficacement.

"J'ai eu l'expérience des solutions de collaboration HCL dans un rôle avant de rejoindre Power Metal, donc je connaissais déjà les capacités de la messagerie HCL et des plateformes sociales", se souvient M. Lin. "En adoptant HCL Verse comme plateforme de messagerie, nous avons réalisé que nous pouvions permettre à nos employés de travailler avec des collègues basés dans des bureaux situés à des milliers de kilomètres de distance, tout aussi efficacement que s'ils étaient assis les uns à côté des autres".

En collaboration avec HCL, Power Metal a mis en œuvre HCL Verse dans une configuration hybride en nuage - permettant à l'équipe informatique de l'entreprise de gérer l'ensemble de l'environnement à partir d'un point de contrôle unique sans augmenter le coût et la complexité de son infrastructure sur site.

"La solution de serveur de messagerie HCL Domino qui supporte notre environnement est extrêmement robuste et facile à contrôler, ce qui est très avantageux pour une équipe informatique légère comme la nôtre", commente M. Lin. "Aujourd'hui, nous disposons d'un carnet d'adresses centralisé pour chaque employé de l'entreprise, et l'approvisionnement et le déprovisionnement des utilisateurs sont plus simples que jamais. Plus important encore, il est désormais facile pour les employés de trouver et de contacter leurs pairs, quel que soit leur lieu de travail".

Et d'ajouter : "Il est plus facile pour les employés de trouver et de contacter leurs pairs, où qu'ils travaillent : "L'ensemble du processus de mise en œuvre s'est déroulé sans heurts et nous avons achevé notre transition vers la nouvelle méthode de travail en un mois seulement - y compris le transfert de connaissances pour les utilisateurs réguliers et les utilisateurs principaux. L'équipe HCL nous a accompagnés tout au long du processus et s'est toujours tenue prête à nous guider chaque fois que nous en avons eu besoin".

Répondre à temps, à chaque fois.

HCL Verse aide maintenant Power Metal à rassembler ses 150 employés de back-office sur une plate-forme unique et centralisée, permettant à l'entreprise d'améliorer l'efficacité de ses principaux processus commerciaux et financiers.

"Dans le passé, notre dépendance aux appels téléphoniques et la complexité de la récupération des pièces jointes aux courriels signifiaient qu'il y avait toujours un risque important que des informations importantes sur les commandes des clients se perdent dans la masse, ce qui réduisait notre capacité à répondre rapidement", explique M. Lin. "Aujourd'hui, nos collaborateurs ont un accès instantané à toutes les informations dont ils ont besoin pour dimensionner, coter et répondre aux commandes des clients dans les heures qui suivent la réception d'une demande, ce qui réduit notre risque concurrentiel.

"Nos collaborateurs considèrent désormais HCL Verse comme leur environnement de travail préféré, et il est facile de comprendre pourquoi. La solution HCL présente les informations de manière très intuitive, ce qui signifie que les courriels des contacts importants, tels que les gros clients ou les collègues proches, sont affichés en évidence".

Il ajoute : "La flexibilité de la solution HCL en fait un outil idéal pour notre personnel international. La solution dispose d'options linguistiques pour les personnes parlant le thaï, le chinois, l'anglais et bien d'autres langues - ce qui a aidé tous nos employés à être rapidement opérationnels sur la nouvelle plateforme".

Fort du succès de son déploiement HCL Verse, Power Metal prévoit d'améliorer sa plateforme en y ajoutant des outils sociaux tels que HCL Sametime pour la messagerie instantanée et HCL Connections Cloud pour une collaboration et une colocation virtuelle plus immersives.

"Les employés à tous les niveaux de l'entreprise trouvent la plateforme HCL Verse extrêmement précieuse dans leur travail quotidien", déclare M. Lin. "Par exemple, notre équipe de direction utilise le partage de documents dans HCL Verse pour diffuser du matériel de formation aux employés, ce qui aide les gens à consommer l'information plus rapidement que de la distribuer sur papier.

"Pour l'avenir, nous voyons un grand potentiel dans l'utilisation d'outils de collaboration pour aider nos employés à partager des idées via des wikis, des forums et des communautés numériques, ce qui nous aidera à co-créer des processus plus rapides et plus efficaces".

Il conclut : "Dans le domaine des produits de consommation, le rythme de l'innovation en matière de fabrication signifie que nous devons rester à la pointe du progrès - à la fois en termes de capacité à produire de nouveaux types de produits et à les livrer en temps voulu. Grâce à la collaboration entre entreprises au sein de HCL Verse, nous pouvons répondre rapidement aux demandes de nos clients".