Une collaboration mobile sans faille permet de maintenir les travaux de construction de plusieurs millions de dollars sur la bonne voie

Petits retards, grands coûts

Dans le cadre de projets de construction de plusieurs millions de dollars, il est essentiel de communiquer en temps utile, car même de petits retards peuvent coûter des milliers de dollars. Pour l'entreprise de construction américaine VCC, il est primordial de veiller à ce que les employés puissent communiquer efficacement afin de respecter les délais et le budget.

"La collaboration est au cœur de nos activités", déclare Jerry Horani, directeur de la technologie du CCV. "Notre entreprise dépend de la capacité des gens à disposer des bonnes informations au bon moment pour prendre des décisions en connaissance de cause. Plus nous pouvons mettre en contact nos collaborateurs travaillant sur place avec les décideurs travaillant dans nos bureaux, mieux nous pouvons éviter des retards coûteux pour nos projets".

Dans le passé, les employés du CCV utilisaient des ordinateurs portables pour se connecter à distance au système de gestion de la construction de l'entreprise, développé sur la plateforme HCL Notes et Domino. Avec l'explosion de la popularité des appareils mobiles, l'entreprise a reconnu la possibilité de donner à ses employés les moyens de collaborer encore plus efficacement avec leurs pairs dans tout le pays.

"La plupart de nos employés sont mobiles", poursuit M. Horani. "Ils voyagent dans tout le pays, visitent des chantiers de construction et travaillent souvent dans des endroits qui ne disposent pas de bureaux bien équipés. C'est pourquoi nous voulions trouver un moyen de rendre notre plateforme de gestion de la construction disponible sur les appareils mobiles".

Des décisions rapides pour réduire les risques

Pour atteindre ses objectifs de collaboration, le CCV a décidé de développer une application mobile pour ses systèmes commerciaux HCL Domino.

"Nous nous appuyons sur les applications HCL Domino pour mener nos activités depuis de nombreuses années, et nous avons toujours été extrêmement satisfaits de la solution et du support", déclare M. Horani. "Parce que tant de nos applications critiques dépendent de HCL Domino, nous voulions éviter d'avoir à réorganiser nos systèmes de back-end. En nous appuyant sur notre plate-forme existante, nous avons réalisé que nous pouvions fournir les fonctionnalités dont nous avions besoin sans avoir à réinventer la roue - ce qui nous a permis de récolter rapidement les bénéfices de la collaboration mobile".

En collaboration avec HCL et son partenaire commercial Prominic.NET, le CCV a lancé sa solution mobile dans le nuage - permettant aux gestionnaires et aux employés sur place de collaborer de façon transparente et d'accéder plus rapidement aux informations.

"Tout au long de notre processus de déploiement, nous avons bénéficié des conseils d'experts de HCL - chaque fois que nous avions une question, les réponses dont nous avions besoin n'étaient qu'à un coup de téléphone ou à un e-mail", se souvient M. Horani. "Dès le début, nous avons clairement indiqué que nous souhaitions bénéficier de l'évolutivité et de la rentabilité du cloud, et nous avons choisi Prominic.NET pour sa grande expérience de l'hébergement des solutions HCL. Nous savions que nous pouvions compter sur la plateforme cloud fiable, hautement disponible et sécurisée de l'entreprise pour nous aider à garantir que notre solution de collaboration mobile soit accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Mieux encore, Prominic.NET nous offre de solides capacités de sauvegarde et de récupération après sinistre, garantissant ainsi la protection de nos données".

Pour rationaliser les processus clés tels que la gestion des ordres de modification, le CCV a intégré sa nouvelle application mobile à sa plateforme de gestion de contenu Box Enterprise et à la solution de signature électronique DocuSign.

"Sur un chantier de construction, les choses peuvent se passer rapidement - et des circonstances imprévues rendent souvent nécessaire l'ajout, la suppression ou la modification de l'étendue initiale des travaux d'un contrat", explique M. Horani. "Dans le passé, la signature d'un ordre de modification nécessitait l'accès à un ordinateur portable ou de bureau, ce qui est souvent un défi sur un site actif.

"Pour réduire le risque de retard dans nos projets, nous avons mis au point un flux de travail mobile pour les ordres de modification. Notre personnel sur site peut désormais signer les documents en appuyant sur un bouton de DocuSign sur leur appareil mobile. En utilisant les API Java [interfaces de programmation d'applications] pour intégrer DocuSign avec HCL Notes, notre personnel peut effectuer l'ensemble du flux de travail sans jamais avoir à quitter le client Notes ou Verse - ce qui permet de rationaliser l'expérience".

Il ajoute : "Une fois signés, nos formulaires DocuSign sont automatiquement archivés dans notre système de partage de fichiers. Cela nous permet de minimiser notre dépendance au courrier électronique pour partager des fichiers, ce qui contribue à réduire le trafic sur notre réseau et à diminuer les besoins de stockage. Le partage de liens vers des fichiers stockés dans notre système de partage de fichiers facilite également le maintien d'un contrôle de version solide sur les projets collaboratifs et contribue à garantir une version unique de la vérité des informations dans toute l'entreprise".

Maintenir le bon déroulement des projets

Aujourd'hui, plus de 300 employés du CCV utilisent l'application mobile pour mener leurs activités quotidiennes. En rassemblant tous les membres de l'entreprise, l'entreprise leur fournit les informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions éclairées plus rapidement que jamais.

"Auparavant, nos travailleurs à distance cherchaient un endroit approprié pour installer un ordinateur portable s'ils avaient besoin d'informations provenant de nos systèmes de back-office, mais aujourd'hui, tout a changé", explique M. Horani. "Comme nos employés peuvent accéder à des informations actualisées en déplacement à partir de leurs appareils mobiles, nous estimons que nous avons amélioré notre productivité de 40 %".

Il poursuit : "Une collaboration plus étroite entre nos employés sur le site et les décideurs de notre siège social nous aide également à faire face aux problèmes qui peuvent entraîner des retards de construction en aval. En fait, nous sommes convaincus d'avoir amélioré l'efficacité de notre gestion de projet jusqu'à 30 % et d'avoir réduit le risque de retard des projets jusqu'à 35 %".

En adoptant une solution mobile pour coordonner ses opérations à l'échelle nationale, le CCV renforce sa culture du travail numérique.

"Notre personnel a rapidement adopté notre application mobile, et elle entraîne déjà des changements importants dans la façon dont nos employés interagissent avec leurs pairs", commente M. Horani. "Nous constatons que nos employés préfèrent de plus en plus organiser des réunions virtuelles plutôt que de faire l'aller-retour entre leur domicile et leur lieu de travail, ce qui leur permet de gagner du temps et de réduire nos frais de déplacement de 10 % par an".

Inspiré par la popularité de son application mobile, le CCV fait déjà des plans pour l'avenir. La société a récemment déployé HCL Connections pour servir de nouvel intranet d'entreprise et travaille actuellement avec HCL pour intégrer la vidéoconférence de Cisco WebEx dans son environnement de collaboration.

Il conclut : "Il ne fait aucun doute que la mise à disposition de nos systèmes d'entreprise sur les mobiles est une source puissante d'avantage concurrentiel. Nous sommes convaincus que nos solutions HCL nous permettront d'être encore plus efficaces et de contrôler nos processus, ce qui nous aidera à maintenir sur la bonne voie les travaux de grande valeur".